5 Tipps, um mühelos Influencer zu verwalten

Es ist gar nicht so leicht, eine aussagekräftige Influencer Datenbank aufzubauen und zu pflegen. Oftmals fehlt es an grundlegenden Strukturen oder Workflows. Das beginnt beim Aufbau und Inhalt der Influencer Sedcards bis hin zur Organisation dieser vielen Informationen. Die Materialien und Unterlagen sind über mehrere Programme verteilt. Große, unüberschaubaren Excel-Tabellen und Google Drive Ordner sind der Alltag. Daten der Creator:innen, Dokumente, Briefings, Verträge – all das muss verwaltet werden. Gar nicht so leicht, da den Überblick zu behalten.

Zudem nimmt die Pflege und regelmäßige, händische Aktualisierung der Informationen jede Menge Zeit in Anspruch. Das Abgleichen der Insights ist mit enormem Aufwand verbunden. KPIs wie die Followerzahl ändern sich laufend, sodass die Daten selten tagesaktuell sind. Aus der Aktualisierung der Datenbank kann sich schnell eine Endlosschleife entwickeln. Besonders bei einer zunehmenden Anzahl von Influencer:innen stoßen vorhandene Tools an ihre Grenzen.

Stress und schier endlose To dos sind das Resultat der unübersichtlichen Tabellen und Dokumente. Seien wir ehrlich: Aktuell ist es alles andere als professionell. Mit unseren Tipps & Tricks holst du dir deine Übersicht zurück.

Google Drive, Cloudsysteme, CRM-Tools und besonders Excel-Listen – eine Vielzahl von unterschiedlichen Programmen kommt zum täglichen Einsatz. Am häufigsten wird eine Excel-Tabelle zur Organisation und Verwaltung der Creator:innen angelegt. Es ist oft die schnellste und einfachste Option.

Reduziere die Tools auf ein Minimum, um schnell wichtige Daten zu finden. Eine klare Anlage der Dokumente garantiert die Übersichtlichkeit. Lege mit deinem Team Informationen ab, wo sie gefunden werden. Das erspart langes Suchen. 

Ordnung und Strukturen sind unentbehrlich innerhalb deiner Influencer Datenbank. Das betrifft besonders den Aufbau deiner Database.

Es bedarf ein abgestimmter Aufbau – sozusagen einem Schema F. Wichtig sind hierbei die Bestandteile des Influencer Media Kits. Die Infos über die Creator:innen werden ähnlich eines Steckbriefs angelegt und so strukturiert festgehalten. Vorab sollten diese Fragen geklärt sein:

• Welche Daten müssen in der Sedcard stehen? Welche sind uns wichtig?

• Welche Daten sind optional?

Wichtige Informationen über die Influencer können zum Beispiel sein:

• allgemein: Name, Alias, Geschlecht, Anschrift, Geburtsdatum

• inhaltlich: Kanäle, Branche, Kategorie des Contents, Schlagworte

• geschäftlich: Management, Agentur, Ansprechpartner

• vertraglich: NDA

• finanziell: Bankverbindung, Steuernummer

Speziellere Informationen können ebenfalls hinterlegt werden. Diese richten sich nach der Branche oder Kampagneninhalten. Wird eine Modekampagne geplant, erleichtert es die Arbeit, wenn die Schuh- und Kleidergröße hinterlegt ist. Bei einer Food-Kampagne hilft hingegen der Vermerk „vegan“ oder „vegetarisch“.

Der Inhalt der Influencer Sedcard ist flexibel und von jeder Brand frei wählbar. Sind die Informationen strukturiert hinterlegt, ist der erste große Schritt zu einer übersichtlichen Datenbank gemacht.

Integriere am besten bei der Erstellung deiner Datenbank in deinem gewählten Programm Filter. Oder rüste diese optional nach. Filter ersparen langes Suchen innerhalb der Datei. Einteilungen nach Kategorien, Branche oder nach Schlagwörtern ersparen dir eine Menge Aufwand. Besonders bei immer größer werdenden Datenbanken. Je mehr Influencer:innen und Daten innerhalb dieser Datei sind, umso dankbarer wirst du über eine Schnellfilterfunktion sein.

Zusatztipp:

Hinweise und Bewertungen erleichtern dir zudem das Auffinden und die Auswahl. Bewerte die Zusammenarbeit deiner Influencer:innen oder schreibe wichtige Notizen mit dazu. Lief eine Kooperation nicht zufriedenstellend, so sollte dies vermerkt werden und bei der nächsten Auswahl mit bedacht werden.

Nicht nur die Struktur der Influencer Sedcards sollte festgelegt sein, sondern auch die Arbeitsabläufe, die mit diesem Prozess verbunden sind. Die händische Pflege der Daten ist zeitraubend. Sie sollte daher auf das notwendige Minimum beschränkt werden.

KPIs wie die Followerzahl ändern sich fortlaufend. Um dort stets aktuell zu sein, müssten diese Werte regelmäßig angepasst werden. Um sich darin nicht zu verlieren, sollte genau bestimmt sein, welche Zahlen überhaupt ein regelmäßiges Update benötigen. Ein Turnus und dazugehöriger Arbeitsablauf sollte definiert sein. Dieser könnte so aussehen, dass die Kanalkennzahlen alle 3 Monate aktualisiert werden. Dafür werden die Kanäle der Influencer:innen angesehen und Änderungen übertragen. Hingegen kann ein Abgleich der allgemeinen Daten jährlich vorgenommen werden oder bei Bedarf sofort geändert werden.

Mit einem geregelten Zeitplan kann der Fokus auf andere wichtige Influencer-Kampagnen-Etappen gelegt werden. Es besteht somit nicht die Gefahr, in den zeitraubenden Aktualisierungen hängenzubleiben.

Mit wachsender Teamstärke nimmt die Manpower zu. Die Übersichtlichkeit kann darunter leiden, wenn jeder in den Media Kits Änderungen vornimmt. Das lässt die Produktivität sinken. Wenn viele Mitarbeiter:innen innerhalb eines Dokumentes arbeiten, kommt es zu Intransparenz. Wer hat diese Änderung vorgenommen? Wer hat Creator:innen gelöscht oder verschoben?

Um das fehlerfreie Zusammenspiel zwischen den einzelnen Kolleg:innen zu sichern, sollte daher klar definiert sein, wer welche Aufgabe erledigt. Zuständigkeiten helfen dabei, den einwandfreien Ablauf zu gewähren. Es kann exemplarisch ein Mitarbeiter bestimmt werden, der für die Aktualisierung zuständig ist. In der Influencer Datenbank sollten nur wenige arbeiten – mit ihr viele.

Influencer Marketing Tools können bei dem Prozess der Verwaltung der Influencer:innen unterstützen. Sie sind der Ersatz für Excel-Tabellen. Unübersichtliche Influencer Datenbanken gehören der Vergangenheit an, mit IROIN® Portfolio.

• Spare Zeit und füge Influencer:innen zu deiner eigenen Datenbank mit einem Klick hinzu. Dort kannst du diese nach Belieben filtern.

• Gewinne an Übersichtlichkeit, da sich alles innerhalb des Tools abspielt. Du benötigst keine Tabellen und Ordner mehr. Alle deine Daten und Dokumente sind gebündelt an einem Ort.

• Vergiss nie mehr ein Detail – selbst bei tausenden Influencer:innen. Pflege alle relevanten Daten in den Influencer Sedcards ein. Eine Vielzahl von vorgegebenen Eigenschaften kannst du dafür nutzen, aber auch individuelle Felder ergänzen.

• Pflege eindrucksvolle Beziehungen zu deinen Influencer:innen. Portfolio ist dein CRM Tool Ersatz für Influencer Relations.

• Teile Erfahrungen mit den Creator:innen, indem du diese bewertest oder sie mit Hinweis-Icons markierst.

• Lade dir ausdrucksstarke Sedcards in deinem CI herunter. So kannst du schnell und professionell auf Anfragen von Kund:innen reagieren.