Wie erstelle ich eine neue Kampagne in IROIN®?

Wo fange ich an, um eine Kampagne zu erstellen?

Überall in der Software findest du oben rechts den Button „Erstellen“. Egal, in welchem Modul du bist – sei es Dashboard, Messages, Discovery oder Campaigning – dieser Button ist immer verfügbar. Klicke darauf, und du siehst ein Dropdown-Menü mit Optionen wie „Kampagne erstellen“, „Influencer erstellen“, „Favoritenliste erstellen“, „Agentur erstellen“, „Kunde erstellen“ oder „Kontakt erstellen“. Wähle für eine neue Kampagne „Kampagne erstellen“, um loszulegen.

Nach dem Klicken öffnet sich ein neues Fenster, wo du einige Informationen hinterlegen kannst, damit du Kampagnen gut managen, tracken, reporten und wiederfinden kannst. Du startest im Bereich „Allgemeine Informationen“ – hier legst du die Grundlage für deine Kampagne:
Gib den Kampagnennamen ein, wähle die relevanten sozialen Netzwerke (z. B. Instagram, TikTok, YouTube) und ordne die Kampagne einer Branche zu. Weitere Informationen zu den einzelnen Schaltern findest du weiter unten.

Im Abschnitt „Rahmenbedingungen“ legst du zentrale Eckdaten deiner Kampagne fest – konkret: Zeitraum und Budget. Diese Infos sind nicht nur wichtig für die interne Planung, sondern auch für das automatische Tracking und Reporting deiner Kampagnenleistung. Sobald deine Kampagne den Status „aktiv“ hat, läuft das Tracking im festgelegten Zeitraum automatisch im Hintergrund.

Wichtig bei den "Detailinformationen": Definiere unbedingt alle relevanten Hashtags und Mentions in den Monitoring-Kriterien. Nur so kann unser System die veröffentlichten Beiträge auf Instagram, TikTok und YouTube automatisiert erkennen und auswerten.

Sorgfältig gepflegte Rahmenbedingungen sorgen für reibungsloses Tracking, transparente Reports und eine solide Grundlage für den Kampagnenerfolg. 

In dem unteren Bereich bündelst du alle zentralen Infos, Texte und Dokumente rund um deine Kampagne – strukturiert, übersichtlich und direkt einsatzbereit für E-Mail-Kommunikation, Reporting und Teamwork.

1. "E-Mail-Briefing-Text für Influencer"

Dieser Textbaustein ist die Grundlage für deine professionelle E-Mail-Kommunikation mit Creator:innen. Hinterlege hier alle relevanten Kampagneninfos – wie Tonalität, Dos & Don’ts, Guidelines oder Creator Expectations.Anschließend kannst du den Text ganz einfach per Platzhalter in deine E-Mail-Vorlage einfügen – zu finden unter Einstellungen → Messaging → E-Mail-Vorlagen. So stellst du sicher, dass jede E-Mail klar, konsistent und briefinggerecht beim Creator ankommt.

Tipp: Nutze dynamische Platzhalter wie Gutscheincode, Hashtags, Mentions, um Inhalte automatisiert zu personalisieren.

2. Reporting-Texte für PowerPoint-Export
Hier kannst du individuelle Texte für das Kampagnenreporting hinterlegen. Diese Inhalte werden automatisch in deinen PowerPoint-Export integriert – ideal für Präsentationen bei Kunden oder Stakeholdern.

3. Dokumentenmanagement & Kampagnenkontakte

• Lade wichtige Unterlagen und Briefings direkt hoch – so ist alles zentral verfügbar.

• Füge externe oder interne Kontakte zur Kampagne hinzu – beispielsweise Fotograf:innen oder Teammitglieder, die keinen direkten Zugang zu IROIN® haben.

4. Kommentarfeld für die interne Zusammenarbeit
Kommuniziere direkt im Kampagnenbereich mit deinem Team – transparent und nachvollziehbar.
Verwende das @-Zeichen, um Kolleg:innen zu taggen – sie erhalten dann automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald ein neuer Kommentar für sie vorliegt.

Dieser Bereich macht deine Kampagnenorganisation effizient, kollaborativ und professionell – vom Erstkontakt mit dem Creator bis zum finalen Reporting.

Was bedeuten die einzelnen Schalter in den allgemeinen Informationen?

"Kampagne mit Vorschlagsliste"
Mit diesem Schalter aktivierst du eine intelligente Vorschlagsliste im Influencer-Bereich deiner Kampagne. Sie unterstützt dich optimal in Freigabeprozessen – du kannst Influencer bequem genehmigen oder ablehnen, bevor sie automatisch in den Kampagnenmanager übergehen. Dort kannst du anschließend direkt mit der Auftragsvergabe starten.

Deine Vorteile auf einen Blick:

• Transparenz & Zusammenarbeit: Exportiere deine Vorschlagsliste ganz einfach und teile sie direkt mit deinem Kunden – oder richte einen eigenen Kundenzugang ein. So kann dein Kunde selbst Influencer freigeben oder ablehnen.

• Effiziente Kommunikation: Dank eines integrierten Kommentarfelds können Agenturen und Kunden reibungslos und nachvollziehbar kommunizieren – direkt in der Plattform.

• Auch ideal für interne Freigabeprozesse:
  Du arbeitest als Brand und hast keine externen Kunden, aber dennoch interne Abstimmungen bei der Influencer-Auswahl? Kein Problem – mit der Vorschlagsliste kannst du deine internen Genehmigungsstrukturen ganz einfach abbilden und den Überblick behalten.

• Individuelle Struktur durch Labels: Wenn du im Kampagnenmanager mit Labels arbeitest (z. B. nach Ländern, Zielgruppen oder Projektphasen), kannst du diese auch in der Vorschlagsliste anzeigen lassen. Aktiviere dafür einfach die entsprechende Checkbox.

So wird dein Freigabeprozess klar, kollaborativ und effizient – für dich und deine Kunden.

"Zeitliche Begrenzung automatisch abgerufener Statistikdaten"

Mit diesem Schalter kannst du ein festes Zeitfenster definieren, in dem automatisch abgerufene Statistiken – wie Followerzahlen oder Beitragsstatistiken – aktualisiert werden dürfen.
Sobald du das Zahnrad-Symbol klickst, kannst du in den Einstellungen für jeden Beitragstyp individuelle Fristen festlegen – z. B. bei Instagram-Posts: 7, 14, 28 oder 90 Tage nach Veröffentlichung.

So funktioniert’s: Nach Veröffentlichung eines Beitrags überwacht die Software automatisch das gewählte Zeitfenster. Sobald das Limit erreicht ist, werden die Leistungsdaten „eingefroren“ – also nicht weiter aktualisiert.Im Kampagnenmanager erkennst du dies an einem Schloss-Symbol beim Vorschauwert in der Auftragszeile.

Was passiert bei Änderungen?

• Aktivierst du den Schalter mitten in einer laufenden Kampagne, gilt das Zeitlimit nur für künftige Postings – bereits veröffentlichte Beiträge bleiben davon unberührt.

• Deaktivierst du den Schalter später, können wir das Tracking bei bereits eingefrorenen Beiträgen nicht wieder aufnehmen.

Diese Funktion hilft dir, Zahlen konsistent und vergleichbar zu halten – ideal für Reporting, Auswertungen und saubere Erfolgsmessung.

„Freigabe für Beiträge erforderlich“

Wenn du diesen Schalter aktivierst, wird bei allen neu angelegten Aufträgen automatisch der Freigabeprozess aktiviert. Das bedeutet: Jeder Beitrag muss vor der Veröffentlichung genehmigt werden – entweder intern durch ein Teammitglied oder direkt durch deinen Kunden. Diese Einstellung eignet sich ideal für Kampagnen, bei denen Content vorab geprüft und abgenommen werden soll – z. B. bei sensiblen Inhalten, CI-Vorgaben oder rechtlichen Anforderungen. Natürlich lässt sich die Freigabe bei Bedarf auch individuell je Auftrag ein- oder ausschalten.

So funktioniert der Freigabeprozess mit dem Content Approval:

• Der Content Approval ist direkt an den Beitrag gekoppelt.

• Du kannst den Influencer über IROIN® zur Zusammenarbeit einladen – er erhält einen Zugang zur Influencer-Plattform von IROIN®.

• Dort sieht er seine Aufträge und kann den passenden Content direkt hochladen.

• Sobald der Content hochgeladen ist, startet der Freigabeprozess – inklusive Feedback, Kommentaren und finaler Abnahme.

Dieses Feature ermöglicht einen reibungslosen, transparenten und nachvollziehbaren Abstimmungsprozess zwischen Agenturen, Kunden und Influencern – direkt auf der Plattform.

Mehr Details und Tipps zum Thema Content Approval findest du in diesem Artikel →

"CO2e-Analyse für ESG-Reporting"

Mit diesem Schalter kannst du deine Social-Media-Kampagnen zukunftssicher und klimabewusst gestalten. Sobald du ihn aktivierst, wird automatisch unser Customer Success Team benachrichtigt und nimmt direkt Kontakt zu dir auf – ganz unkompliziert.

Was passiert dann?
Gemeinsam mit unserem Partner Klima&So berechnen wir den CO₂e-Fußabdruck deiner Kampagne – auf Basis aktueller wissenschaftlicher Standards. Im Anschluss erhältst du ein übersichtliches Reporting mit:

• Transparenter Emissionsauswertung

• Empfehlungen zur Kompensation

• Option zur Verifizierung als klimaneutrale Kampagne nach offiziellen Kriterien

Warum ist das wichtig?
Ab Januar 2024 sind viele Unternehmen in der EU gesetzlich verpflichtet, ihre CO₂e-Emissionen offenzulegen – darunter auch Marketingmaßnahmen. Mit diesem Feature bist du vorbereitet: Du erfüllst nicht nur regulatorische Anforderungen, sondern positionierst deine Marke auch aktiv als nachhaltig und verantwortungsbewusst.

So einfach geht’s:
Ein Klick auf den Schalter – und unser Team begleitet dich durch den gesamten Prozess.

Die CO₂e-Analyse macht dein Influencer Marketing messbar nachhaltiger, rechtssicher und auf Wunsch sogar offiziell klimaneutral.

Individuelle Gestaltung von Feldern durch Admins & Reporting

Als Admin ist es ebenfalls möglich weitere Felder einzurichten, die optional oder verpflichtend ausgefüllt werden sollen. So hast du die Möglichkeit zusätzliche Informationen zu erfassen, die im Standard noch nicht vorgesehen waren. Insbesondere, wenn du interne Benchmarks erstellen möchtest für Branchen bzw. bestimmte Kundentypen, kann es sinnvoll sein weitere Felder strategisch aufzusetzen und zu nutzen.

Sobald eine Kampagne erstellt ist, findest du sie im Modul Campaigning, wo alle Kampagnen zu finden sind, die erstellt worden sind. Dabei unterscheiden wir zwischen "Beendet", "Aktiv" und "Geplant", was es dir erleichtert den Überblick zu behalten. Wie auch im Modul Portfolio, kannst du in Campaigning deine Kampagnen dank zahlreicher Filter wiederfinden und ggf. auch nach Abschluss immer wieder mit allen Details anschauen.